Что нужно знать работая в Excel.

1. «Клавиша F4»

Выполняя однотипные действия например  функция вставки новой строки.

Разберем, что необходимо для этого: 1) установить курсор мыши на ячейку расположенную ниже той, куда вы хотите добавить строчу 2) щелкнуть левой кнопкой мыши 3) в появившемся окне выбрать «строку» и нажать ОК. 4) спуститься на следующую стоку и т.д. А представите, что надо добавить 20 или еще хуже 100 строчек. Это же огромная потеря времени, при проделывании этой нудной и неэффективной работы. Но этого можно избежать. Ведь достаточно лишь один раз вставить строку и нажать клавишу F4 ровно столько раз, сколько вам необходимо строчек. И это относится практически ко всем операциям в Excel. Т.е клавиша F4 повторяет за вами последнее проделанное действие, и это необязательно вставка строки. Таким способом можно выравнивать ячейки, изменять размер и т.д. Вам не придется повторять команды многократно, достаточно лишь нажать на клавишу F4

2. « Абсолютная ссылка»

Все мы часто пользуемся копированием однотипных формул. Т.е составляем формулу только для первой строки (столбца), и дальше просто перетягиваем ее на последующие. При этом формула автоматически меняет значения строк. Это очень удобно, за исключением одного случая, когда все строки ссылаются на определенную ячейку (например на С1). И при перетягивании формулы вниз последующие строчки ссылаются уже на ячейки С2, С3 и т.д., хотя они не содержат никакой информации. Предположим, имеется следующая формула =A2+C1 При перетягивании на следующей строке формула видоизмениться на =А3+С2, далее =А4+С3 и т.д. Хотя там необходимо =А3+С1, =А4+С1 и т.д. Необходимо сделать так, чтобы изменялась формула только по столбцу A , а ячейка С1 была неизменной. Этого можно добиться, поставив знак доллара перед номером строки. Т.е. формула будет выглядеть так =А3+C$1. Теперь номера строк во второй части формулы не будут меняться. Также знак доллара можно поставить перед обозначением номера столбца. В этом случае при перетягивании формулы вправо или влево значение будет постоянным. Кстати, с помощью уже упомянутой нами клавиши F4 можно легко создавать абсолютные формулы. Для этого во время написания формулы, сразу же после выбора ячейки нажмите на ф-4 и ссылка станет относительной. Т.е данная клавиша заменяет ручной ввод знака доллара ($)

3. «Выделение нескольких областей»

Очень часто возникает потребность выделить определенную группу данных, а затем всё это дело оптом отформатировать. Но как правило данные расположены не в одной области, их разделяет не требующая изменений информация. Обычно пользователи выделяют определенный сегмент, форматируют его, затем другой и т.д. Выполняя при этом ненужную работу. А ведь при помощи одной клавиши можно одновременно выделить сколько угодно областей, или ячеек, пусть даже если их разделяют строки и столбцы, которые выделять не требуется.. Эта кнопка, хорошо Вам знакома – CTRL. Надо во время выделения всё время держать эту кнопку, а мышью выделять объекты. Только надо учесть, что при подобном выделении, совершать некоторые операции, которые доступны при выделении одной области, невозможно. Это относится, например, к удалению строк.

4. «Просмотр любой суммы»

Очень часто возникает потребность узнать сумму чисел расположенную в нескольких ячеек. В принципе можно создать формулу «автосумма». Но порой для этого нет свободной ячейки, да и эта операция создания функции займет какое то время. Поэтому в Excel предусмотрено суммирование ячеек только на основе их выделения. Результат появляется в строке состояния программе в правом углу ( Напомню, что строка состояния расположена в самом низу программы) Сразу же после того, как вы выделите ячейки с числами, в строке состояния появится надпись «СУММА=……», где ….. и есть результат складывания чисел. Как правило, эта услуга бывает очень актуальной при сверке информации. Всего лишь одним выделением мыши можно определить имеется ли в выделенном тексте ошибка или нет. Причем не имеет значения сколько столбцов или строк выделено. А также имеется ли среди них пустые ячейки. Данная область в строке состояния может отображать не только автосумму, но и ряд других функций. Что бы выбрать любую из них необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по данной области. Также доступны функции: «Среднее», «Количество значений», «Количество чисел», «Максимум», «Минимум». Установите птичку рядом с функции и она поселится в данном секторе строки состояния.

5. «Как поместить любые данные на страницу формата А4»

Конечной целью работы в Excel, как правило является распечатка документа. И тут приходится повозиться с размерами полей, уменьшением размеров ячеек и т.д. Но зачастую даже после проделывания подобных операций файл не хочет влезать в отведенное для него место. В таких случаях подобна спасению функция масштаба файла. Но это совсем не тот масштаб, который расположен на панели управления «стандартная». Он может увеличить или уменьшить размер документа только на экране монитора, но не на распечатке. А что бы изменить масштаб, который в конечном итоге повлияет на размер документа при печати необходимо зайти в раздел меню «файл» и выбрать раздел «параметры страницы». Далее во вкладке «страница» имеется раздел «масштаб». Первоначально там установлена такая запись: «установить 100% от натуральной величины». Но вы же можете изменять проценты по своему усмотрению. Соответственно при проценте меньше 100, размер документа будет уменьшен, а больше 100 – увеличен. Конечно, не стоит слишком уж уменьшать масштаб, все это выльется в нечитаемость текста. Оптимальный размер более 70%.

6. «Как быстро найти потерявшиеся панели управления»

Часто у начинающих пользователей уплывают или исчезают панели управления. Хочу отметить, что первоначально ( по умолчанию) имеется 2 панели управления: стандартная и форматирование. Для того, что бы вернуть их необходимо подвести курсор мыши в ту область где находятся панели управления, а затем нажать правой кнопкой мыши. Появится окно со списком всех панелей. Вы должны среди них поставить птички перед «стандартная» и «форматирование». А чтобы убрать ненужную панель, надо снять птичку с ее названия в том же самом окне. Также вы самостоятельно можете перемещать панели. Для этого надо переместить курсор мыши к началу панели, где расположены 4 точки. При наведении на эти точки курсор превратиться в крестик. Теперь панельку можно перемещать, держа левой кнопкой мыши.

7. «Как добиться размещения нескольких строк в одной ячейке»

Часто текст не вмещается в ячейку. Как правило это можно поправить увеличением ее длины. Но порой это сделать бывает недопустимо. Выходом является создание двух, трех и т.д. этажных ячеек. Т.е. в одной ячейке будут располагаться несколько строк. Это достигается лазаньем в формат ячеек и установкой функции «перенос по слогам». Но есть еще один способ. Он срабатывает при нажатии клавиш ALT+ENTER. Перед этим необходимо в ячейке установить курсор мыши между теми словами, которые и должны разделиться по строчкам.

8. «Ввод римских цифр» Вспомните, как часто вы мучались, вводя римские цифры. Необходимо переходить на латиницу. Кроме того вид таких чисел оставляет желать лучшего. Для ввода римских цифр существует специальная формула. =РИМСКОЕ(….), где … нужное число. Единственное неудобство заключается в том, что для этой формулы требуется свободная ячейка, без текста.
9. « Как быстро выровнять размер ячеек»

Предположим нам надо выровнять все столбцы в таблице. Выравниванием на глаз, скорее всего вы будете недовольны, так как погрешности будут видны даже невооруженным взглядом. Придется опять обращаться к формату ячеек и присваивать каждому столбцу определенный размер и т.д. Но это можно сделать гораздо проще. Для этого выделяем нужное количество столбцов и регулируем размер любого из них (это может быть и крайний, и расположенный в центре). Вот и всё, остальные приняли размер того столбца, который Вы подправили. Со строками дело обстоит точно также.

10. «Как привлечь ваше внимание к числам»

Довольно часто числа в формулах принимают недопустимые или критические значения. Например, количество предметов получается отрицательным. В подобных случаях можно привлечь внимание к подобным числам. Для этого имеется очень полезная функция «условное форматирование». Найти её можно в разделе меню «формат». В появившемся окне нужно выбрать при каких условиях будет применяться «условное форматирование» ( Например, при значении меньше нуля и т.д.). А также какое именно форматирование будет применено, после соблюдения действия. Например, в бухгалтерском балансе актив и пассив должны быть одинаковыми. Поэтому для контроля ставиться формула. Актив минус пассив. Естественно, что число должно быть равно нулю, иначе в балансе ошибка. В этом варианте через «условное форматирование» можно задать, например «Когда число не равно нулю – окрасить ячейку в красный цвет». И теперь ошибка всегда будет сразу бросаться в глаза.

11. 11. «Как устанавливать автоматически сегодняшнюю дату»

В некоторых документах, да и в простых файлах введение формулы с сегодняшней датой будет весьма удобно. Для это вводим в любую ячейку следующую формулу =СЕГОДНЯ() Теперь эта ячейка будет всегда содержать дату. При условии, конечно, что на компьютере дата настроена верно. С помощью этой же формулы можно задавать и завтрашнюю, и вчерашнюю дату =СЕГОДНЯ()+1 — завтра =СЕГОДНЯ()-1 — вчера А также любую дату. Надо только указать, через сколько дней она наступит

12. 12. «Ошибки в формулах»

И новички, и уже опытные пользователи часто путаются с формулами. И из-за этого возникают ошибки. Сейчас я вам расскажу, что обозначает та или иная ошибка. #ИМЯ? Некорректно записано имя функции (например, ЕСЛ вместо ЕСЛИ), адрес ячейки введен кириллицей, а не латиницей, пропущено двоеточие в диапазоне. #ЗНАЧ! Арифметические действия над ячейками, содержащими не числа, а текст. #ДЕЛ/0! Деление на ноль. Нельзя делить на ячейку, в которой расположены ноль или пустота. #ЧИСЛО! Недопустимое число. Например, квадратный корень из отрицательного числа #ССЫЛКА! Возникает при удалении одной, или нескольких ячеек на которые ссылается формула.

13. 13. «CTRL+D »

Данное сочетание клавиш повторяет всё написанное в ячейке выше. Но казалось бы стоит вам вписать пару букв и экзель сам предложит вам слово расположенное выше. Прелесть же сочетания клавиш CTRL+D в том, что он повторяет и числа и текст. Но кроме того и форматирование. Т.е если вышестоящая ячейка была жирная и имела 16 шрифт. То после нажатия на эти клавиши и жирность и размер перекочуют на ячейку ниже. Данное сочетание клавиш работает и при включенном Caps Lock и при русской раскладке клавиатуры ( в этом случае будет CTRL+в)

14. « Невидимый апостроф»

Попробуйте ввести в Excel число 0005. Программа его не поймет и автоматически преобразует в 5. Ведь действительно числа 0005 в природе не существует. Выйти из подобной ситуации можно, преобразовав формат ячейки из «общего» в «текстовый». Но есть способ быстрее и удобнее. Необходимо перед числом поставить значок апострофа ‘ Да именно того который делит клавишу «Э», в английской раскладке клавиатуре. Символ будет виден только в строке формул. В самой рабочей области и при печати его видно не будет.

15. « Текст в формулах»

Довольно часто необходимо ввести числа с их обозначением. Например, 15 км. Но если мы впишем 15 км в одну ячейку, то к сожалению с ней в дальнейшем невозможно будет осуществлять математические действия. Разделение же чисел и текста по разным ячейкам приведет к нагромождению ячеек и неудобству работы с таблицами. А ведь так хочется увидеть текс и числа в одной ячейке, как это происходит с денежными значениями, например. Это можно проделать с помощью цепочки нехитрых операций. Сначала заглянем в формат ячейки. Во вкладке «число» выбираем пункт «все форматы». Далее в окне «тип» можно увидеть слово «Основной». Именно к нему через пробел в кавычках надо приписать слово «км». Таким образом, окно «тип» в нашем примере будет выглядеть так: Основной «км» Теперь в ячейке помимо чисел будет еще и текст. И сохраниться возможность пользоваться формулами.

Напишите январь и протяните — эхель сам напишет остальные месяцы. Прокатывает с днями недели.Нумерацией Кнопка «изменить связи» помогает удалить ссылки на другие документы и книги. Очень помогает. Превращает ссылку в значение не трогая формулы на текущем листе.

Перейдите по этой ссылке и вы узнаете еще много полезного http://mangir.ru/kompgramota

Любовь Герман 23.10.2017

About Любовь Герман

Я родилась в Казахстане, училась в Алма-Атинском институте инженеров транспорта, жила на Алтае, на данный момент проживаю в Краснодарском Крае. Всю жизнь проработала на железной дороге моя специальность управление перевозочными процессами. Очень люблю дорогу. Людей которые работают на транспорте.